Verwaltung und Buchhaltung automatisieren: Was bringt das dem Betrieb?

Veröffentlicht am 24.10.2026

Viele Handwerksbetriebe kennen das Problem: Nach der Arbeit auf der Baustelle oder in der Werkstatt warten noch Rechnungen, Angebote und Formulare. Hier kann Technik helfen. Mit Automatisierung ist gemeint, dass ein Programm wiederkehrende Aufgaben erledigt, statt dass Sie jedes Mal alles von Hand eintippen. Verwaltung umfasst alle Arbeiten im Büro, etwa Schriftverkehr und Organisation. Die Buchhaltung hält fest, welches Geld hereinkommt und welches ausgegeben wird.

Wo es im Handwerk noch hakt

Eine Umfrage des Softwareanbieters Hero zusammen mit dem Statistik-Portal Statista zeigt: Im Handwerk wird digitalisiert, aber oft nicht durchgängig. 30 Prozent der Betriebe führen ihre Buchhaltung noch mit Stift und Zettel, 42 Prozent dokumentieren ihre Baustelle auf Papier, und jeder zweite Betrieb verwaltet das Lager analog. Auch die Zeiterfassung läuft häufig noch über Zettel.

Zwischen großen und kleinen Betrieben klafft eine Lücke: Betriebe mit mehr als 50 Mitarbeitenden haben in den letzten fünf Jahren zu 100 Prozent in die Digitalisierung investiert, Kleinstbetriebe mit zwei bis fünf Beschäftigten nur zu 16 Prozent.

Der Nutzen ist messbar. 47 Prozent der Betriebe nutzen bereits automatisierte Abläufe in Verwaltung und Buchhaltung, in der Lagerverwaltung sind es 17 Prozent. Wer automatisiert, arbeitet laut der Umfrage schneller (70 Prozent) und fehlerärmer (63 Prozent). Die Zeitersparnis in Verwaltung und Organisation liegt je nach Aufgabe häufig bei zehn bis 20 Stunden pro Woche, in einzelnen Bereichen sogar darüber.

Auch beim Thema KI ist die Schere groß: 96 Prozent der Betriebe kennen KI-Werkzeuge, 35 Prozent nutzen sie nie. Dabei ließen sich gerade bei Dokumentation und Kommunikation Zeit sparen.

Ein Angebot für den Büroalltag

Die Arbeitsgemeinschaft der Handwerkskammern Rheinland-Pfalz bietet ein Webinar an. Das ist ein Online-Seminar, das Sie am Bildschirm verfolgen können. Am 12. November wird dort die Anwendung „nolas workspace“ vorgestellt. Ziel ist, Büroarbeiten Schritt für Schritt zu digitalisieren.

Ein Beispiel mit Pflicht

Wer einen Online-Shop betreibt oder Kunden erlaubt, Termine online zu buchen, muss grundsätzlich eine elektronische Widerrufsfunktion („Widerrufsbutton“) auf der Website bereitstellen. Gemeint ist eine Schaltfläche, über die Kunden einen Vertrag online widerrufen können. Die Handwerkskammern bieten dazu ein Online-Seminar am 24. November an. Dazu gibt es ein Online-Seminar am 24. November. Hier geht es also weniger um Einsparungen als um eine Pflicht, die die Verwaltung betrifft.

Was Sie daraus mitnehmen können

• Informieren Sie sich bei Ihrer Handwerkskammer über Online-Seminare zur Digitalisierung.
• Prüfen Sie für Ihren Betrieb selbst, wie viele Stunden Rechnungen und Papierkram pro Woche kosten. Nur mit eigenen Zahlen wird klar, ob sich eine Umstellung lohnt.
• Für verlässliche Aussagen über Ersparnisse braucht es eine genauere Studie. Diese Quelle enthält keine.

Quelle: https://www.handwerksblatt.de/betriebsfuehrung/hero-studie-wo-die-digitalisierung-im-handwerk-stockt