E-Rechnungen: Effizient abrechnen nach den gesetzlichen Regeln

Veröffentlicht am 12.11.2026

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft auch kleine Betriebe. Wer die Regeln kennt, spart später Zeit und vermeidet Ärger.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format. Das bedeutet: Die Daten sind so aufgebaut, dass ein Computer sie automatisch lesen und weiterverarbeiten kann. Man nennt das „maschinenlesbar“. Ein normales PDF ist deshalb keine E-Rechnung. Es sieht zwar ordentlich aus, aber eine Software kann die Angaben darin nicht einfach übernehmen.

Welche Formate gibt es?

Zwei Formate sind gesetzlich anerkannt:

• XRechnung: ein reines XML-Format. XML ist eine Art Textsprache für Daten, die Maschinen lesen. Es eignet sich für Betriebe mit vollständig digitalisierter Buchhaltung.
• ZUGFeRD im Profil XRechnung: ein Mischformat. Es enthält eine PDF-Datei zum Ansehen und zusätzlich die maschinenlesbare XML-Datei. Es gilt als bevorzugtes Format, weil es einfacher zu handhaben ist.

Was bedeutet das für Sie?

E-Rechnungen bringen mehrere Vorteile. Automatisierte Abläufe sparen Zeit, und die Rechnungen lassen sich über das Buchhaltungssystem besser nachverfolgen. Wer die Pflicht erfüllt, bleibt rechtlich auf der sicheren Seite und behält den Vorsteuerabzug. Das heißt: Die Umsatzsteuer aus Ihren Einkäufen können Sie weiterhin verrechnen.

Wie richten Sie den Empfang ein?

Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Legen Sie eine E-Mail-Adresse für Rechnungen fest. Ein E-Mail-Postfach reicht in der Regel aus. 2. Teilen Sie Ihren Geschäftspartnern diese Empfangsadresse mit. Unternehmen sind dazu verpflichtet. 3. Entscheiden Sie sich für ein Format. 4. Prüfen Sie, ob Ihre Software das Format lesen, verarbeiten und archivieren kann.

Wie funktioniert das im Alltag?

Die E-Rechnung kommt als Anhang einer E-Mail. Sie wird dann im Buchhaltungsprogramm gespeichert und weiterverarbeitet. Kommt die Rechnung nicht an, prüfen Sie zuerst den Spam-Ordner.

Ist Ihr Buchhaltungssystem noch nicht bereit, fragen Sie nach einer Übergangslösung. Die E-Rechnung können Sie übrigens auch ausdrucken und auf Papier aufbewahren.

Wann müssen Sie umstellen?

Die Umstellung läuft schrittweise und ist spätestens zum 1. Januar 2027 abgeschlossen. Wer früh prüft, welches Format passt und ob die Software mitspielt, hat später weniger Stress.

Quelle: https://www.swm.de/geschaeftskunden/kundensupport/e-rechnung